Die Belegnummer dient in der Regel dem Wiederfinden des Papierbeleges, der dem Buchungssatz zugeordnet ist.
Die Belegnummer wird vom Benutzer eingegeben, während die sog. Buchungsnummer vom Programm beim Verarbeiten der Daten vergeben wird.
Belegnummern werden in der Buchungssatz-Zeile an erster Stelle eingegeben, noch vor dem Datum, mit mindestens einem Leerzeichen vom Datum getrennt.
Für die "Ordnungsgemäße Buchführung" ist die Verwendung von Belegnummern zwingend vorgeschrieben. Diese Verpflichtung können Sie im Einstellungen-Buch auf der Seite Formate ein- und ausschalten. Bei den Beispielsdaten "Hinz und Kunz GmbH" ist diese Verpflichtung abgeschaltet. Nur wenn Sie die Doppelte Buchführung freiwillig machen (kleiner Verein, Kasse einer Wohngemeinschaft), dürfen Sie diese Verpflichtung im Programm auch abschalten.
Weitere Zusatzinformationen dürfen Sie zwischen Buchungssatz und Geldbetrag eingeben, diese werden nicht weiterverarbeitet und sind für Auswertungen nicht sichtbar. Auf die Belegnummer links vom Datum kann dagegen bei Auswertungen zugegriffen werden.
Beispiele für die korrekte Eingabe einer Belegnummer:
123a 04.02.18 Müller Bürobedarf b:K 18,75
Beispiel für eine Zusatzinfo, die nicht vom Programm eingelesen wird:
123a 04.02.18 Müller Bürobedarf b:K Hans, wo ist der Beleg? 18,75
oder alternativ als Kommentarzeile:
123a 04.02.18 Müller Bürobedarf b:K 18,75 //Hans, wo ist der Beleg?
Eine Belegnummer darf kein Leerzeichen enthalten. Die folgende Zeile ist unzulässig und wird vom Programm mit dem Hinweis "Kommentarzeile" am Bildschirm zur Warnung ausgegeben:
123 a 04.02.18 Müller Bürobedarf b:K 18,75
Grundsätzlich können Belegnummern beliebige Zeichen enthalten. Zur Trennung von Belegnummer und Datum sind auch mehrere Leerzeichen hintereinander erlaubt:
12.3aXYZ 04.02.18 Müller Bürobedarf b:K 18,75
TIPP: Verwenden Sie als erstes Zeichen der Belegnummer nicht die Buchstaben A, N, E oder S, um die Belegnummer nicht aus Versehen mit der vom Programm vergebenen Buchungsnummer zu verwechseln.
Um die Belegnummern in den Konten-Darstellungen erscheinen zu lassen, muss das gewünschte
Konto in der Kontenmenge BELEGNUMMERKONTEN enthalten sein.
Das können Sie im Kontenplan entsprechend angeben,
siehe Belegnummerkonten.