Pauschale Abschreibung von Forderungen
Wird eine Rechnung aller Wahrscheinlichkeit nach nicht mehr beglichen, ist sie spätestens am Jahresende abzuschreiben.
f 6280 Forderungsverluste
O 1210 Forderungen aus Lief/Leist (Offene Rechnungen)
31.12.23 Ford.Ausfall Rech. an Pleitegeier&Co f:O 2380,00
Die Umsatzsteuer, die mit Einbuchung der Rechnung schon bezahlt wurde, wird jetzt als Vorsteuer vom Buchhaltungsprogramm wieder herausgezogen. Prinzipiell kann eine solche Buchung auch als Korrekturbuchung durchgeführt werden. Das birgt jedoch die Gefahr, dass der Saldo von Erfolgskonten negativ wird, was Verwirrung stiften kann.
Wertberichtigung auf Forderungen
Wird ein Kunde aller Voraussicht nach nicht oder nicht vollständig zahlen, so kann auch eine ggf. teilweise "Wertberichtung auf Forderung" durchgeführt werden, also eine teilweise Abschreibung. Diese Korrektur hat eine Auswirkung auf Bilanz und GuV, nicht jedoch auf die Umsatzsteuerschuld. D.h. diese Korrekturen werden ohne Mehrwertsteuer gebucht. Der Zweck der Korrekturen ist es, einen Teil der drohenden Verluste schon in das Jahr zu verlegen, in dem der Umsatz auftrat. Im Unterschied zur pauschalen Abschreibung der Forderung verbleibt die Forderung in der Bilanz, es wird jedoch ein neuer Posten im Umlaufvermögen mit einem Minuszeichen davor eingeführt: "Einzelwertberichtigung Forderungen".
Im folgenden Beispiel wird voraussichtlich eine Rechnung in Höhe von 1.190 EUR brutto nicht gezahlt.
e 6923 Einstellung Einzelwertberichtigung Forderungen (Aufwandskonto)
9 4830 sonstiger Ertrag
O 1210 Forderungen aus Lief/Leist (Bestandskonto)
N 1246 Einzelwertberichtigung Forderungen (Bestandskonto)
V 1406 Vorsteuerkonto
31.12.23 Einzelwertber. Forderung Meier e:N 1.000,00
Es entsteht ein Aufwand; In der Bilanz wird der Saldo O (offene Rechnungen) vorläufig um den Saldo N (Einzelwertber. Forderungen) gemindert, wobei der Saldo N in der Bilanz mit einem Minuszeichen unter dem Posten "offene Rechnungen" erscheint.
Erweist sich die Forderung später dann als uneinbringlich, so werden die Bestandskonten O und N gegeneinander aufgerechnet, so dass der Saldo von N wieder gleich Null ist. Gleichzeitig darf man sich die schon gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt wieder zurückholen:
31.12.23 Endgültiger Ford.verlust Meier N:O 1.000,00 31.12.23 Umsatzsteuer Meier wieder retour V:O 190,00
Da es im deutschen Umsatzsteuer-Formular trotz der 120 Zeilen keine Zeile für Wertberichtungen auf Forderungen gibt, muss man die zurückzuholende Umsatzsteuer als normale Vorsteuer ins Vorsteuerkonto buchen und im Formular zusammen mit den normalen Vorsteuerbeträgen ausweisen. Es ist allerdings ratsam, zumindest beim für das Finanzamt bestimmten Jahresabschluss solche Vorfälle eigens zu erwähnen.
Zahlt der Kunde wider Erwarten doch, so wird das Girokonto wie gewohnt gegen "Offene Rechnungen" gebucht. Zusätzlich wird das Einzelwert-Berichtigungskonto gegen "sonstigen Ertrag" gebucht:
15.02.24 Überweisung Gutachten Meier G:O 1.190,00 05.02.24 Auflösung Einzelwertberichtigung N:9 1.000,00