Um Löhne zu buchen, benötigt man für jeden Lohnempfänger mehrere Konten. Man benötigt für jeden Arbeitnehmer Aufwandskonten für:

- Nettogehalt
- Lohnsteuer
- Solisteuer
- Kirchensteuer evangelisch, Kirchensteuer katholisch u.a.

Die Summe der auf diese Konten zu buchenden Beträge entspricht dann dem Bruttolohn.

Wie hoch die zu zahlende Steuer ist, können Sie für deutsche Arbeitnehmer hier abrufen:
https://www.bmf-steuerrechner.de

In diesem Programm geben Sie den monatlichen Bruttolohn ein und das Programm wirft Ihnen dann die Lohnsteuer, die Solisteuer und die Kirchensteuer aus. Der verbleibende Betrag, der nicht angezeigt wird, ist dann der Nettolohn.

Auf der linken Seite des Buchungssatzes stehen die Aufwandskonten, auf der rechten Seite steht ein Steuer-Verrechnungskonto. Die Kirchensteuer zieht das Finanzamt ebenfalls ein, somit können Sie die drei Steuerarten auf ein gemeinsames Verrechnungskonto buchen oder aber für jede Steuerart ein eigenes Verrechnungskonto verwenden. Bei mehreren Arbeitnehmern wird jeweils nur ein gemeinsames Verrechnungskonto verwendet.

Im Standard-Kontenrahmen SKR04 wird der Lohnaufwand mit den mit 60 beginnenden Kontonummern gebucht. Die Aufteilung innerhalb dieser Konten ist beim SKR04 nicht praktikabel, weil nicht genug Kontonummern für die Unterscheidung der verschiedenen Steuerarten und der Mitarbeiter zur Verfügung steht und für die verschiedenen Steuerarten gar keine konkreten Nummern vorgegeben werden, deshalb werden sie in der Regel frei vergeben. Wenn Sie nicht mehr als 10 Angestellte haben, dann kann die dritte Ziffer den Angestellten kennzeichnen (beginnend mit 0) und die vierte stellt die Art des Lohnanteils dar (Nettolohn, Lohnsteuer, Solisteuer, Kirchensteuer). Eine feste Regel der Auswahl von Kontonummern gibt es hier nicht. (In Textbuch können Sie alternativ auch ein Funktionselement aus der Kostenrechnung, die "Positionen", nutzen, um den Lohnaufwand auf die einzelnen Arbeitnehmer aufzuteilen, wobei jeder Arbeitnehmer eine "Position" darstellt; sie brauchen dann nur ein Aufwandskonto pro Steuerart.)

Bei einer Handvoll Angestellten benötigen Sie keine eigene Lohnsoftware. Sie benötigen allerdings eine kleine Software, mit der Sie die in der Regel monatlichen Lohnsteuervoranmeldungen ans Finanzamt übertragen können (beispielsweise Winston), wenn diese Funktion nicht im Buchhaltungsprogramm integriert ist.

Spätestens im Februar des Folgejahres müssen Sie dann für jeden Arbeitnehmer separat eine Lohnsteuerbescheinigung des vergangenen Jahres elektronisch ans Finanzamt übermitteln - früher hat der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber ausgefüllte Lohnsteuerkarte erhalten und ans Finanzamt weitergeschickt.

Die monatlichen Steuerbuchungen sehen beispielsweise bei 3000 EUR Nettogehalt für den Angestellten Nr. 8 Meier (nur mit ungefähren, gerundeten Werten) wie folgt aus:

Wenn Sie nicht am selben Tag den Lohn auszahlen (erste Buchung des obigen Beispiels), brauchen Sie pro Arbeitnehmer noch ein Verrechnungskonto.

Somit ist das Verrechnungskonto S dann wieder leer.

Arbeitgeberzuschüsse an die Krankenkasse werden wie eine weitere Steuerart verbucht, d.h. mit einem weiteren eigenen Aufwandskonto pro Arbeitnehmer. Da nicht das Finanzamt diesen Betrag erhält, sondern die Krankenkasse, brauchen Sie pro Krankenkasse ein Verrechnungskonto.

1%-Regel bei auch privat genutzten Firmenwagen

Bei Kapitalgesellschaften gibt es häufig Firmenwägen. Bei der Gründung einer GmbH kann auch ein Privat-PKW in die Firma als Einlage eingebracht werden, um leichter den "Startbetrag" von 12.500 EUR zu erzielen. Wird das Fahrzeug auch privat genutzt, so verlangt der deutsche Fiskus, dass Sie entweder ein Fahrtenbuch führen (was meist kaum praktikabel ist) oder die sog. 1%-Regel angewendet wird. Hierbei müssen Sie 1% des Bruttoneupreises privat versteuern. Es sind zwar nur zwei zusätzliche Lohnbuchungen erforderlich, doch die zugrundeliegende Systematik ist nur schwer zu verstehen.

Der Fiskus spricht hier von einem "geldwerten Vorteil". Die Firma erbringt eine nicht geldliche Leistung, die steuerlich so zu behandeln ist, als ob ein Lohn fließen würde.

Um beim obigen Beispiel mit 3000 EUR Bruttolohn zu bleiben: An den Arbeitnehmer und das Finanzamt werden weiterhin 3000 EUR ausbezahlt, die Steuer bemißt sich aber nun an 3000 EUR plus 1% des Bruttoneupreises, also bei 25.000 EUR Bruttoneupreis sind dann 3250 EUR Bruttolohn zu versteuern. Die Steuer steigt dann beispielsweise von 500 EUR auf 600 EUR an. Gebucht wird das in Abwandlung des oberen Beispiels folgendermaßen:

Das Nettogehalt reduziert sich nun, obwohl das Bruttogehalt zunimmt. Die Summe der Buchungsbeträge beträgt (ohne die letzte Ertragsbuchung) 3250 EUR.

Das Konto 7 ist ein Ertragskonto, das umsatzsteuerpflichtig ist. D.h. die 250 EUR sind ein umsatzsteuerpflichtiger Bruttobetrag, ohne dass der "Lohnaufwand geldwerter Vorteil" vorsteuerabzugsberechtigt wäre. Bei allen anderen Lohnbuchungen gibt es keine Umsatz- oder Vorsteuer.

Letztlich muss bei einem teuren PKW doch die Privatperson erheblich höhere Steuern zahlen, das vermeintliche "Dienstwagenprivileg" stellt nur eine Steuervereinfachung, nicht jedoch einen Steuervorteil dar, da man sonst ein Fahrtenbuch schreiben müsste. Dabei ist der Neupreis relevant und nicht, wie alt der PKW ist. Steuerlich vorteilhaft ist es, einen relativ neuen, aber bzgl. des Neupreises nicht allzu teuren PKW als Firmenwagen privat zu nutzen. Ein Teil der beim Kauf des PKW vom Finanzamt erstatteten Vorsteuer muss dann während der Nutzung wieder zurückgezahlt werden. Hat der PKW ein gewisses Alter erreicht, ist es steuerlich vorteilhaft, wenn der Arbeitnehmer der Firma das Auto zum Marktpreis abkauft. Ist der PKW abgeschrieben, kann man den Geldwerten Vorteil auch auf die tatsächlichen, niedrigeren Kosten senken, wobei das steuerlich immer noch ungünstig ist, denn es würde dann so getan, als ob der Firmenwagen nur privat genutzt werden würde. Eine Senkung über die laufenden Kosten hinaus stellt eine rechtliche Grauzone dar.

Der Fiskus unterstützt bestimmte Antriebsarten mit einem niedrigeren Prozentsatz. So gilt bei E-Autos bis zu einem bestimmten Bruttolistenpreis eine 0,25-Prozent-Regel, für Hybride 0,5%. Diese Regeln gelten zeitlich limitiert. Informieren Sie sich über die jeweils aktuelle Gesetzeslage.